INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (General Data Protection Regulation “GDPR”)
La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito del Portale VITA IPM Energia e Petrolio, dedicato alla gestione delle polizze collettive “White Collars” caso morte a beneficio dei dipendenti delle aziende che applicano il CCNL Energia e Petrolio.
L’informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e si riferisce esclusivamente ai trattamenti effettuati attraverso il Portale e non si applica a siti, pagine o servizi online di soggetti terzi eventualmente accessibili mediante collegamenti ipertestuali presenti al suo interno, per i quali si rinvia alle rispettive informative privacy.
TITOLARI DEL TRATTAMENTO
Con riferimento ai trattamenti effettuati nell’ambito dei servizi assicurativi gestiti tramite il Portale, operano, nei rispettivi ambiti di competenza:
Generali Italia S.p.A. e l’Agenzia operano, con riferimento ai trattamenti per i quali determinano congiuntamente finalità e modalità essenziali, in qualità di Contitolari del trattamento, secondo l’assetto di contitolarità applicabile al rapporto assicurativo.
Per alcuni trattamenti strettamente connessi alla gestione tecnica e organizzativa del Portale e non condivisi con Generali Italia S.p.A., l’Agenzia può invece operare quale autonomo Titolare del trattamento.
L’interessato può esercitare i propri diritti nei confronti dei Contitolari secondo quanto indicato nella sezione “Diritti degli interessati”.
INTERESSATI, CATEGORIE DI DATI E FONTE DEI DATI
Nell’ambito del Portale possono essere trattati dati personali relativi alle seguenti categorie di interessati:
Possono essere trattati: nome e cognome, data di nascita, sesso, codice fiscale, data di assunzione, informazioni necessarie per l’inserimento e la verifica della copertura assicurativa, ulteriori dati eventualmente acquisiti nell’ambito della gestione di un sinistro. Ove necessario, dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, desumibili, ad esempio, da documentazione sanitaria, certificati di morte o altra documentazione relativa al sinistro.
I dati necessari per l’inserimento in copertura possono essere acquisiti non direttamente dall’interessato, ma dall’azienda contraente, anche tramite caricamento della documentazione o dei file previsti dal Portale.
Possono essere trattati: dati anagrafici e identificativi, codice fiscale, dati contenuti nel documento di identità, informazioni relative al ruolo e ai poteri esercitati, ulteriori informazioni richieste nell’ambito del modulo “profilo cliente”.
Nella fase di registrazione e gestione dell’accesso al Portale possono essere trattati: nome e cognome, recapiti professionali, indirizzo e-mail, numero di telefono, credenziali e informazioni tecniche necessarie per la gestione dell’account e dell’autenticazione.
I dati del referente utilizzati esclusivamente per la registrazione e la gestione dell’accesso al Portale sono trattati dall’Agenzia per tale finalità.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE
I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:
a) Registrazione dell’Azienda contraente e gestione dell’accesso al Portale
I dati sono trattati per consentire il censimento dell’Azienda contraente, la registrazione dei referenti, la creazione e gestione dell’account e l’accesso ai servizi messi a disposizione tramite il Portale.
Il trattamento è effettuato, in relazione alle specifiche operazioni svolte, sulla base dell’esecuzione del rapporto contrattuale o delle misure ad esso connesse e/o del legittimo interesse a garantire l’organizzazione, la gestione e la sicurezza dell’accesso ai servizi digitali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR.
b) Gestione del rapporto assicurativo e adempimenti normativi
I dati possono essere trattati per la gestione dei rapporti assicurativi, l’esecuzione dei contratti stipulati e l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile.
Il trattamento si fonda, a seconda delle specifiche operazioni effettuate, sull’art. 6, par. 1, lett. b) e c) GDPR.
c) Inserimento e gestione dei dipendenti in copertura
I dati comunicati dall’Azienda contraente sono utilizzati al fine di rendere effettiva la copertura assicurativa prevista nell’ambito delle polizze collettive applicabili ai dipendenti interessati.
Il trattamento è effettuato nell’ambito dell’esecuzione del rapporto assicurativo e degli obblighi ad esso connessi, secondo le basi giuridiche applicabili ai sensi dell’art. 6 GDPR e della normativa di settore.
d) Gestione degli eventuali sinistri
Qualora il Portale o i servizi ad esso collegati vengano utilizzati anche nell’ambito della gestione di un sinistro, i dati potranno essere trattati per le attività necessarie all’apertura, istruttoria e gestione della relativa pratica.
Per i dati personali appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, il trattamento sarà effettuato in presenza di una delle condizioni previste dal medesimo articolo e secondo quanto specificato nelle informative e nella documentazione assicurativa applicabili alla gestione del sinistro.
Ove il trattamento si fondi sul consenso esplicito dell’interessato, troverà applicazione l’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR e l’interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca.
e) Adempimenti amministrativi, contabili, assicurativi e di tutela dei diritti
I dati potranno essere trattati per l’adempimento di obblighi normativi e regolamentari nonché, ove necessario, per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati richiesti come necessari per la registrazione al Portale, l’identificazione dei soggetti interessati, l’inserimento in copertura e la gestione del rapporto assicurativo è necessario per consentire l’erogazione dei relativi servizi.
L’eventuale mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati necessari può comportare l’impossibilità di completare la registrazione, utilizzare determinate funzionalità del Portale, effettuare l’inserimento in copertura o dare esecuzione alle attività connesse al rapporto assicurativo.
Eventuali trattamenti per finalità ulteriori, inclusi eventuali trattamenti per finalità promozionali o commerciali, sono disciplinati dalle specifiche informative rese al momento della raccolta e, ove richiesto dalla normativa applicabile, sono effettuati sulla base del consenso dell’interessato.
SISTEMA DI AUTENTICAZIONE A DUE FATTORI – 2FA
Al fine di incrementare la sicurezza degli accessi al Portale, l’Agenzia utilizza un sistema di autenticazione a due fattori (2FA) mediante invio di un codice OTP tramite SMS.
A tal fine viene acquisito il numero di telefono associato all’account, necessario per consentire l’invio del codice di autenticazione e la verifica dell’accesso.
Il numero di telefono raccolto per questa finalità viene utilizzato per la gestione e la sicurezza dell’autenticazione al Portale.
Tale trattamento risponde al legittimo interesse dell’Agenzia a garantire un adeguato livello di sicurezza degli account e delle informazioni accessibili tramite l’area riservata, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, anche nell’ambito delle misure di sicurezza adottate ai sensi dell’art. 32 GDPR.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E SICUREZZA
I dati personali sono trattati con strumenti cartacei e, prevalentemente, informatici e telematici, secondo modalità coerenti con le finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione.
I Contitolari e, per i trattamenti di rispettiva competenza, ciascun Titolare adottano misure tecniche e organizzative adeguate al rischio al fine di proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione o modifica illecita.
L’accesso ai dati è consentito esclusivamente ai soggetti che ne abbiano necessità in ragione delle mansioni svolte e che siano debitamente autorizzati al trattamento.
Le informazioni relative all’eventuale utilizzo di cookie o altri strumenti tecnici nell’ambito del Portale sono rese, ove applicabile, attraverso la relativa documentazione dedicata.
COMUNICAZIONE DEI DATI
Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità sopra indicate, i dati possono essere trattati o comunicati a:
L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento o ulteriori informazioni sulle categorie di destinatari possono essere richiesti ai recapiti dei Titolari indicati nella presente informativa.
TRASFERIMENTO DEI DATI EXTRA UE
Qualora, per esigenze connesse ai servizi utilizzati o ai soggetti coinvolti nel trattamento, si renda necessario trasferire dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento viene effettuato nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR.
In particolare, ove applicabile, i trasferimenti possono avvenire sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o mediante l’adozione delle garanzie appropriate previste dal GDPR, incluse le Clausole Contrattuali Standard.
L’interessato può richiedere ulteriori informazioni in merito agli eventuali trasferimenti e alle garanzie applicate rivolgendosi ai recapiti indicati nella presente informativa.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati.
In particolare, i dati relativi alla gestione dei rapporti contrattuali e assicurativi sono conservati per la durata del rapporto e, successivamente alla sua cessazione, per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi normativi, amministrativi, contabili e fiscali applicabili e, di regola, fino a 10 anni, salvo che siano previsti termini diversi dalla normativa di settore.
In presenza di contestazioni, contenziosi o esigenze di tutela dei diritti, i dati possono essere conservati per l’ulteriore periodo necessario alla gestione e definizione della relativa controversia.
I dati strettamente relativi alla registrazione e gestione dell’account sono conservati per il periodo necessario alla gestione dell’accesso al Portale e successivamente secondo i tempi richiesti per esigenze amministrative, di sicurezza o di tutela dei diritti.
Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati sono cancellati, anonimizzati o resi non ulteriormente riconducibili all’interessato, fatti salvi eventuali obblighi di ulteriore conservazione previsti dalla legge.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato può esercitare, ove ne ricorrano i presupposti, i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti GDPR e, in particolare, il diritto:
I diritti possono essere esercitati rivolgendosi ai Titolari o ai rispettivi DPO utilizzando i recapiti riportati nella presente informativa.
Con riferimento ai trattamenti effettuati in regime di contitolarità, l’interessato conserva il diritto di rivolgersi a ciascuno dei Contitolari per l’esercizio dei diritti riconosciuti dal GDPR. L’interessato potrà inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità indicate sul sito dell’Autorità.
MODIFICHE E AGGIORNAMENTO DELL’INFORMATIVA
La presente informativa può essere periodicamente modificata o aggiornata, anche in conseguenza di modifiche normative, organizzative o tecnologiche o di variazioni nelle modalità di funzionamento del Portale.
Le modifiche rilevanti saranno rese disponibili agli interessati attraverso il Portale e, ove necessario in relazione alla natura dell’aggiornamento, mediante ulteriori modalità idonee ad assicurare un’adeguata informazione degli utenti.
I NOSTRI AGENTI
Sito presso il quale verificare iscrizione al RUI: https://www.ivass.it/operatori/intermediari/rui/index.html
Si ricorda che l’attività svolta dalla nostra agenzia è sottoposta alla vigilanza dell’IVASS.
Ultimo aggiornamento: settembre 2026
